Автоматизация контроля над сотрудниками
Все офисные сотрудники сейчас работают за компьютерами, а значит, вам достаточно организовать сбор данных о том, что они за своими ПК делают. В этом помогают автоматические системы учёта рабочего времени – например, программное обеспечения для мониторинга сотрудников Kickidler. Оно:
- Отслеживает всю активность за компьютером:
- Время начала и завершения работы;
- Открытые приложения;
- Время, проведённое в каждом приложении.
- Автоматически создаёт отчёты – как по всей компании, так и с детализацией до каждого отдельного сотрудника – анализирует продуктивность специалистов, формирует нужные для работы с данными графики;
- Позволяет записывать видео с монитора сотрудника или подключаться к его компьютеру удалённо;
- Ведёт логи нажатия клавиш;
- Предоставляет сотрудникам доступ к статистике для того, чтобы они могли контролировать себя без участия руководителя, может рассылать уведомления и напоминания.
Все модули настраиваются – не нужен кейлоггер?* Отключаете. И так далее.
Преимущества таких решений:
- Кикидлер собирает полные данные по каждому сотруднику и представляет их вам в удобном для работы формате: вся информация доступна за один клик;
- Контроль стопроцентно объективен – вам легко будет обосновать любое своё решение;
- При правильной настройке можно выстроить систему, в которой сотрудники сами контролируют себя с помощью Кикидлера, а вам останется только осуществлять «контроль над контролем».
То есть такой софт экономит огромное количество времени, помогает создать всеобъемлющую и непредвзятую систему контроля над персоналом – это именно то, что нужно.
Отключение функции кейлоггера очень скоро появится в функционале нашей программы.
Нюансы проведения виртуальной планерки
Если все сотрудники компании работают в одном здании и собрать их вместе не составляет труда, летучки проводятся легко, не отнимая много времени и сил. Но как проводить планерки с сотрудниками, работающими удаленно?
Здесь приходят на помощь современные технологии: web-камеры и специальные программы позволяют общаться с людьми, находящимися на другом конце земного шара. Так почему бы не использовать их для проведения планерок?
Однако в организации виртуальных собраний присутствуют некоторые нюансы, о которых необходимо помнить:
- Соединение интернета должно быть стабильным и иметь достаточную скорость. Перед началом совещания в течение 15 минут протестируйте качество связи, не пропадает ли звук, не «зависает» ли картинка.
- Если возникли сложности с соединением, а дело не требует безотлагательного обсуждения, перенесите планерку до устранения неполадок.
- Сделайте небольшую презентацию, так мысль, которую вы хотите донести, будет нагляднее и проще для восприятия.
- Так же, как и в случае со стандартными условиями проведения планерок, не солируйте, обращайтесь к аудитории, задавайте вопросы, интересуйтесь мнением коллектива.
- Каждой теме уделяйте ограниченное количество времени, чтобы не потерять интерес слушателей. Если 15 из 20 минут вы будете нудно рассказывать о необходимости внедрения нового продукта, сотрудники начнут зевать и поглядывать на часы.
ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ
Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.
В отсутствие СЭД есть варианты:
организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3)
Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.
Правила осуществления контроля за отделом продаж
Ключевой принцип – не переборщить. Главная цель проверки – повысить КПД работы предприятия. Не стоит играть роль шпиона, дабы не вызвать коллективный бунт. Тогда вряд ли вы добьетесь позитивных результатов.
Прежде чем использовать определенную методику контроля, поставьте в известность подчиненных. Поясните цель своих намерений и отсутствие желания их в чем-то уличить. Для мотивации пообещайте бонус самым эффективным продавцам отдела, которых выявит проверка.
Не нужно начинать с каких-то радикальных мер (прослушивание, видеонаблюдение, шпионское ПО типа кейлоггера). Применяйте их лишь в крайнем случае с учетом объективной ситуации. Допустим, вы получили многочисленные жалобы клиентов на работу продавцов – это резонная причина для прослушивания телефонных разговоров.
Важно правильно устранять ошибки, включая собственные промахи. Когда закончите проверку, проработайте все узкие места и проведите обучение персонала
Скорей всего, потребуется обновление политики компании, введение системы штрафов или расширение списка поощрений. Если на протяжении контрольного периода проблемы не исчезли, меняйте менеджеров.
7 принципов грамотного контроля над сотрудниками
Опираясь на знания о том, как делать не нужно, мы можем сформулировать основные принципы эффективного контроля над персоналом.
Прозрачность
Каждый ваш сотрудник должен знать следующие вещи:
- Сам факт осуществления контроля;
- Инструменты, используемые для решения этой задачи;
- Ключевые показатели (контрольные точки) для оценки его работы;
- Последствия, возникающие по итогам контроля (премии/взыскания).
То есть вам нужен чёткий регламент – положение о контроле за деятельностью работников, в котором будут прописаны все значимые моменты
Уделите разработке этого документа максимальное внимание: вы должны добиться того, чтобы каждому сотруднику были полностью понятны условия его труда
Предсказуемость
Здесь всё просто: следуйте регламенту. Выстроив систему контроля над персоналом, придерживайтесь её – это поможет создать у людей ощущение стабильности и безопасности, что необходимо для эффективного труда. Ничего так не раздражает, как начальник-самодур: именно поэтому вы прописываете правила игры и сами следуете им.
Это не значит, что регламент нельзя время от времени дополнять или менять, просто старайтесь делать это не слишком часто. Больше внимания планированию.
Объективность
Правила едины для всех, так или иначе. Вы должны сохранять беспристрастность, только так можно добиться настоящего уважения от своих подчинённых. Рекомендуем помнить о том, что человек всегда субъективен, и использовать независимые средства контроля – например, модули автоматического сбора данных о работе подчинённых за компьютерами и аналитики полученной информации. Чем большую часть контроля автоматизируете, тем лучше вся система будет работать.
Незаметность
Хороший контроль как воздух: он есть везде, но его никто не замечает. Вы должны быть в курсе каждого шага своих подчинённых, но любые вмешательства в рабочие процессы руководитель совершает либо по заранее утверждённому плану (на еженедельных летучках, например), либо в совсем экстренной ситуации.
Результативность
Сами по себе данные о подчинённых ничего вам не дают, с ними нужно работать: выявлять проблемные зоны и продумывать действия по их устранению. Обнаруживать перспективных специалистов и помогать им раскрыть свой потенциал. И так далее. Не ограничивайтесь простым «здесь покараем, здесь премируем», смотрите шире – так вы получите от наблюдения за персоналом максимальную отдачу.
Постоянство
Начали контролировать своих сотрудников однажды – контролируйте их всегда. Стоит ослабить наблюдения, и вся отлаженная система быстро выйдет из строя. Именно поэтому, кстати, так важен следующий пункт нашего списка.
Эффективность
Контроль над сотрудниками – одна из основных задач любого руководителя, но далеко не единственная. Вам нужно организовать саму систему наблюдения таким образом, чтобы при минимальной трате своего времени и сил вы получали максимальный результат. И это приводит нас к необходимости автоматизировать процессы контроля и управления.
Отчетность в рекрутинге – формы и виды
На самом деле строгих критериев по составлению отчета в кадровом деле не существует. Каждое рекрутинговое агентство обычно разрабатывает собственные шаблоны для внесения информации. Но, по сути, все образцы отчета в подборе персонала можно распределить по основным группам, в зависимости от целей. А они могут быть следующими:
Узнать, сколько собеседований провел рекрутер за определенный период времени по одной из вакансий или по всем заказам, находящимся в работе.
В подобных отчетах специалист по подбору обычно указывает количество назначенных интервью, количество кандидатов, пришедших на встречу, число финалистов, направленных работодателю. Такая отчетность наглядно показывает проделанную специалистом работу, а также демонстрирует воронку соискателей – потери, которые происходят на каждом этапе. Допустим, рекрутер пригласил на собеседование 20 человек, а на встречу пришли лишь 15. «Потеряшки» составили 20%
Если для конкретной вакансии это большой процент, рекрутер может проанализировать причины потерь и скорректировать свою работу – например, напоминать о собеседовании дополнительным СМС или звонком.
Понять эффективность объявлений о вакансиях.
В этом случае важно зафиксировать количество звонков по вакансиям (входящие и исходящие), количество писем и обращений в любых других формах. Если отклик от соискателей невысокий, есть смысл поменять текст объявления или площадку для его размещения, а затем составить новый отчет и сравнить с прежними показателями
Такой анализ позволит отслеживать динамику – стало ли лучше после изменений и насколько.
Определить эффективность каналов поиска соискателей.
Рекрутер использует разные каналы привлечения кандидатов, и данная форма отчетности позволяет понять, какой из этих каналов работает лучше. Для этого в отчетной форме в одной графе указывается источник соискателей, в другой – число кандидатов, привлеченных с помощью этого источника. Последующий анализ позволяет вычислить, на какие ресурсы (работные сайты, объявления в газетах и пр.) стоить тратить время и деньги, а какие методы бесполезны.
Определить скорость работы специалиста по подбору
В таком отчете важно фиксировать время: прописывается дата поступления вакансии в разработку, дата завершения первого этапа по отсмотру резюме, длительность периода собеседований и отбора финалистов. Высчитывается, за какое количество времени рекрутеру удалось подобрать нужного сотрудника и какова у него скорость закрытия вакансии.
Оптимизировать финансовые траты на подбор
Здесь прописывается бюджет на рекламу вакансий в различных источниках, расходы на пополнение базы резюме, оплата доступа к специфическим ресурсам для рекрутеров и т.п. Если финансовый отчет объединить, например, с отчетом эффективности площадок для рекламы вакансии, можно понять, на какие ресурсы выгоднее сделать акцент, а от каких отказаться вовсе.
Целей и задач у отчетов в рекрутинге может быть гораздо больше. Каждое кадровое агентство и каждый рекрутер в отдельности отслеживают разные критерии – в зависимости от того, что им необходимо проанализировать в своей работе.
9 методов контроля отдела сбыта
Если вы уже знаете, что именно вам необходимо контролировать, то пришло время рассказать об основных методах.
- Отчетность
Этот метод наиболее востребован для контроля результатов работы менеджеров. Форма, куда сотрудники вносят свои итоговые показатели за отчетный период, утверждается заранее. Проще всего такую отчетность вести в таблицах Google или Excel. Если все менеджеры будут вносить туда свои данные, то такую таблицу можно вести по всей компании. Это даст возможность учитывать результаты работы каждого сотрудника.
Для коллективной отчетности возможно использование мотивирующей доски. Обычно ее располагают в удобном для сотрудников месте, и они записывают на нее свои данные. Отлично, если заполнение доски станет стимулом для работников, даст повод посоревноваться и стать лучшим в своем деле.
- Планирование
Смысл метода заключается в постановке работникам конкретных целей и контроле за их выполнением. Сюда можно отнести план по реализации продукции или обзвон клиентов, который должен выполняться ежедневно или еженедельно. Для удобства может быть составлена карта дня с расписанием задач и времени, так сотрудник будет знать, сколько времени отведено на решение тех или иных вопросов.
Данные о результатах могут быть представлены в виде таблиц, в которые вносят общие показатели по отделу или персональные – по каждому работнику. Для планирования задач можно воспользоваться специальными программами, например Trello, Todoist, LeaderTask и т. д. В них удобно устанавливать сроки, делать разные пометки, объединяя задачи по группам согласно заданным критериям.
- Мессенджеры
Наиболее востребованными среди мессенджеров сегодня считают Viber, Telegram, WhatsApp. Они позволяют всегда быть на связи и получать важную информацию от подчиненных в нужный момент. Целесообразно организовать общий чат для сотрудников, где можно обсуждать все рабочие вопросы, текущие планы и, конечно, получать предварительные итоги от менеджеров.
- CRM
Это программа, позволяющая управлять бизнес-процессами и взаимодействовать с клиентами. В ней можно видеть все промежуточные и конечные результаты по контрактам, начиная от телефонного звонка и заканчивая закрытием сделки, что весьма упрощает работу менеджерам, избавляя их от обязанности составлять отчеты вручную. Достаточно ввести данные в программе. Система даст возможность отслеживать все этапы работы по договорам. Вы сможете формировать отчеты в удобной форме, например с графиками или диаграммами. Отечественный рынок предоставляет огромный выбор CRM-программ с различными функциями.
- KPI для оценки качества
Для осуществления контроля за отделом сбыта применяют еще один популярный инструмент – ключевой показатель эффективности (KPI). Исходя из того, что нужно контролировать и какой функционал возложен на сотрудника, выбирают один или несколько показателей для исследования.
- Программы для учета рабочего времени
Данные программы позволят вам понять, какой период времени работник занят непосредственно своей работой и насколько часто занимается посторонними вопросами. Зная обязанности работника, можно точно рассчитывать время, необходимое менеджеру для решения конкретной задачи, в программе, а также анализировать посещение полезных и бесполезных сайтов. Есть программы, которые делают скрин экрана раз в 10 секунд и перехватывают любое кликание или нажатие клавиш сотрудником. Поняв, насколько подробные сведения о работе своих сотрудников вас интересуют, можно выбрать подходящую программу, например кейлоггер.
- GPS-навигация
Этот способ удобно использовать при разъездном характере работы менеджеров. Установив специальное приложение, вы сможете отслеживать все передвижения подчиненных и время, проведенное на объектах, осуществляя таким образом контроль.
- Видеонаблюдение
Наблюдая в режиме онлайн за сотрудниками, вы будете в курсе, как часто они опаздывают на работу, покидают свои рабочие места или отвлекаются от важных дел.
- Планерки
Руководитель должен ежедневно или еженедельно контактировать с командой не только с целью контроля, но и чтобы узнать о существующих трудностях. Регулярные собрания или планерки помогут вам. Сотрудники будут отчитываться о результатах работы, вы, в свою очередь, сможете оценить их деятельность, обсудить все возникшие проблемы и поговорить о способах их решения, а также о возможностях оптимизации рабочих процессов.
5 главных принципов контроля за выполнением работы сотрудниками
Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.
1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.
Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена
В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.. Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет
Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.
Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.
2. Заблаговременно разработайте план контроля.
Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.
Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.
Чтобы определить контрольные точки, важно учесть особенности работы выбранного сотрудника, а также область его развития.
3. Проводите классификацию контроля, выполняйте анализ и делайте выводы.
Создайте перечень задач: однократных, а также регулярных, исполнение которых вы должны отслеживать. Решите, относится ли выбранный пункт к избыточному контролю либо необходимому.
Чтобы при осуществлении мониторинга основываться не на субъективном мнении, а на результатах реальной работы, спросите себя:
- Случалось ли такое ранее с данной задачей или подчиненным?
- Как поступить, чтобы решение данной задачи происходило так, чтобы не нужно было контролировать деятельность специалиста? Возможно, следует усовершенствовать технологию работы, поручить эту задачу другому сотруднику.
- Нужно ли вообще выполнять эту работу? Проведите оценку потраченных ресурсов, времени, стоимости.
- Можно ли поручить исполнение данной работы другому специалисту?
После того как вы ответите на поставленные вопросы, решите, что нужно сделать, чтобы устранить возникшую проблемную ситуацию.
4. Поручайте осуществление контроля подчиненным, сделайте его автоматизированным.
Чтобы начальник тратил меньше времени на отслеживание качества работы персонала, следует поручить осуществление контроля работы сотрудников другому специалисту.
Еще одно решение данной проблемы – использовать технологию, с помощью которой контроль станет автоматизированным.
Сделать это можно при помощи check-листов. Используя их, подчиненные будут самостоятельно отслеживать, правильно ли выполнили свою работу. Если задача повторяющаяся, процесс ее реализации должен быть разработан таким образом, чтобы работник мог лично проверить, допустил ли он ошибки, есть ли недочеты. Это называется самоконтроль. Далее в статье мы рассмотрим наиболее эффективные системы автоматизации контроля.
5. Проводите отложенный мониторинг.
В некоторых ситуациях начальник не может осуществить контроль работы сотрудника в тот момент, когда подчиненный ее завершил. Как поступить, если без проверки никак не обойтись? В некоторых случаях руководство вынуждено отложить важные дела, чтобы заняться контролем.
Во многих ситуациях контролировать деятельность сотрудников важно сразу после ее завершения, к примеру, когда нельзя приступать к следующему этапу работы, не проверив сделанного.
В других обстоятельствах допускается отложить осуществление контроля. В этом случае деятельность персонала должна быть организована следующим образом:
- Промежуточные этапы фиксируются.
- Все комментарии и обсуждения сохраняются.
- История внесения правок в документацию также сохраняется.
- Фиксируются задачи, выполненные за рабочий день, а также время, которое сотрудник затратил на них.
Необходимость контроля отдела сбыта
Чтобы выявить ошибки в работе персонала, необходимо контролировать его деятельность. Сотрудники, не допускающие ошибок, могут провести обучение для нескольких коллег, у которых возникают проблемы. Имеет смысл организовать тренинг, если недочеты наблюдаются систематически у всех.
При бесконтрольном пользовании IP-телефонией и CRM сотрудники будут злоупотреблять вашим доверием. Взаимодействие в корпоративных чатах станет абсолютно бесполезным. Если не контролировать KPI, то это поспособствует появлению конфликтов, негатива и раздражения. Пользы также не будет. Правильное функционирование всех механизмов возможно лишь при наличии контроля в отделе сбыта со стороны руководства.
Существуют несколько вариантов, позволяющих отслеживать деятельность отдела:
- Самостоятельное прослушивание всех звонков и переговоров, которые совершают работники. Такой метод не всем подходит, так как отнимает много времени.
- Создание службы в штате фирмы, которая будет контролировать работу персонала. Такой вариант чаще используют крупные компании.
- Для ведения контроля за отделом сбыта можно заключить договор на аутсорсинг со сторонней организацией. Отличный вариант для компаний, в которых проверка проводится несколько раз в год.
Есть три способа, позволяющие оценивать действия работников.
Двоичная система, с помощью которой начисляются баллы: один балл за выполненную работу и 0 – если действие не выполнено. Механизм довольно простой, но минус заключается в отсутствии деталей.
Весовая система. За каждое совершенное действие выставляется определенный балл, который зависит от значимости дела
Конечно, поприветствовать клиента – это всегда очень важно, но это не соизмеримо с таким действием, как закрытие сделки или ответ на возражение.
Оценка качества. В совокупности с весовой системой оценивается то, как человек справился с заданием
Минимум баллов – если выполнил совсем скверно или вовсе не предпринял ни одной попытки. Среднее количество баллов получает, если сделал посредственно, хотя мог и лучше. Максимум – когда справился успешно.
IV. Периодический контроль сотрудников
Тут ставим точки контроля через определенные промежутки времени.
Например, «пятничный отчет» – то есть каждую пятницу до 18:00 сотрудник присылает отчет о своей работе.
Плюс этого типа: и директор и сотрудник знают, когда будет контроль.
Минусы: время уходит больше. И, если излишне часто контролировать сотрудника, это его демотивирует.
Когда используем:
1) задачи/сотрудники ориентированные на процесс,
2) задачи, где важно быть в курсе – текущая ситуация по продажам, маркетингу, лидам,
3) сложные/новые/важные задачи, где постоянно меняется ситуация,
4) задача простая, но сотрудник косячит. Получая от него регулярные отчеты – выясняем, в чем сбой и чему его важно доучить
I. Итоговый контроль сотрудников (контроль результата)
Точка контроля совпадает с временем получения результата, достижения итоговой цели.
До этого момента, сотрудник работает полностью самостоятельно.
Это и является главным минусом данного типа контроля, поскольку резко растут риски несоблюдения качества или объемов выполнения задачи.
Некорректно поставил задачу – получи неудовлетворяющий тебя результат.
Сотрудник понял неправильно – опять получи неудовлетворяющий тебя результат.
Директор принимает работу на стройке.
Прораб подводит его к выкопанной шахте диаметром 5 метров и глубиной 50 метров, заглядывают туда, а на дне горит прожектор.
Директор: — Что это за херня???
Прораб: — Вот же чертеж! По нему и сделали.
Директор (переворачивая чертеж на 180 градусов): — Это маяк, ##############!!! М А Я К!!!
И бегать потом и кричать – «это же было так элементарно!!!» – обычно уже поздно.
Поэтому данный тип контроля используем в 2 случаях:
1) задача простая и короткая
2) сотрудник опытен, самостоятелен, инициативен (то есть если не понял – придет и спросит).
Очень важно, чтобы он был ориентирован на результат, а не процесс
